In một bản sao thử nghiệm trước, kiểm tra các tùy chọn, giảm lượng giấy và tiết kiệm điện năng là những kinh nghiệm hữu ích để sử dụng máy photocopy một cách hiệu quả.
Nhiều rắc rối khác nhau có thể gặp phải khi sử dụng một máy photocopy, chẳng hạn như vô tình in ra quá nhiều bản sao hoặc các bản sao bị tối. Với những kinh nghiệm dưới đây, bạn có thể giảm được lượng giấy và điện năng tiêu thụ để tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho bản thân cũng như giúp bảo vệ môi trường.
*In một bản sao thử nghiệm
Một kinh nghiệm quan trọng là luôn luôn in trước một bản sao thử nghiệm. Nếu bạn cần 30 bản sao của một tài liệu, hãy in 1 bản trước tiên và chắc chắn rằng nó đầy đủ để không gặp phải kết cục là cả 30 bản sao đều bị thiếu, quá tối hay không sử dụng được. Điều chỉnh tài liệu của bạn và in lại thêm 30 bản sao khác sau khi đã in một bản sao thử nghiệm đầu tiên sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả thời gian và giấy.
*Kiểm tra các tùy chọn
Điều này có vẻ khá rõ ràng nhưng việc in ra quá nhiều bản sao hay bản sao quá tối để sử dụng do các tùy chọn không được thiết lập lại đôi khi cũng là một vấn đề với máy photocopydùng chung. Nếu các bản sao gần nhất được in ngay trước khi bạn quyết định sử dụng máy, các tùy chọn có thể chưa được thiết lập lại. Một số máy photocopy thiết lập lại ngay lập tức trong khi những máy khác vẫn còn để nguyên cho đến khi được thay đổi. Hãy đảm bảo rằng tất cả các tùy chọn về số lượng, ánh sáng và thu nhỏ đều đã được thiết lập lại.
*Giảm lượng giấy
Nếu bạn đang sao chép các trang của một cuốn sách hay có nhiều trang để sao chép, hãy cố gắng giảm số trang xuống. Sử dụng chức năng thu nhỏ trên máy photocopy để giảm kích thước trang xuống 50% (hoặc phù hợp với nhu cầu của bạn) và chọn tùy chọn in 2 trang trên 1 tờ giấy. Ngoài ra, nếu bạn có các bức ảnh nhỏ cần sao chép, hãy sắp xếp các bức ảnh cạnh nhau trên tấm kính của máy photocopy để tạo ra 1 bản in thay vì 2.
*Tiết kiệm điện năng
Máy photocopy tiêu thụ điện năng ngay cả khi chúng không được sử dụng. Nếu máy photocopy có tùy chọn tiết kiệm điện năng, hãy nhấn nút “Power Save” sau mỗi lần sử dụng. Điều này sẽ đưa máy photocopy đi vào chế độ “ngủ đông” và tiêu thụ ít điện năng hơn khi nó không được sử dụng. Đây là một lời khuyên đặc biệt quan trọng trong các văn phòng lớn, nơi mà máy photocopycó thể được sử dụng thường xuyên suốt cả ngày làm việc và tắt máy để tiết kiệm điện năng không phải là một lựa chọn hiệu quả.