Trong nhiều trường hợp, các tập tin đã bị xoá trên máy photocopy màu vẫn còn tồn tại cho đến khi dữ liệu mới ghi đè lên chúng. Nếu các chương trình bình phục dữ liệu có thể tìm được các tập tin này trước khi chúng bị ghi lại. Bạn thật là may mắn, cơ hội có thể bình phục dữ liệu của bạn là rất lớn.

Giả dụ một tập tin bị ngẫu nhiên xoá đi hoặc chẳng thể truy cập vì ổ cứng hỏng hoặc hệ thống tập tin (file system) bị hư, thì bạn hãy nhớ đến nguyên tắc vàng về hồi phục dữ liệu: Hãy hành động chóng vánh ! Bạn càng sử dụng ổ cứng nhiều, rất có khả năng dữ liệu của bạn sẽ bị ghi đè và mất mãi mãi.
Nếu các tập tin bị xoá bằng cách: Bạn xoá sạch trong Recycle Bin, hoặc nhấn song song Shift và Enter (để xoá trực tiếp không qua Recycle Bin) thì thật sự các tập tin này vẫn chưa bị xoá. Windows chỉ thay đổi kí tự đầu tiên của tên tập tin trong hệ thống lưu trữ tập tin. bởi vậy, các tập tin này sẽ bị hệ điều hành bỏ qua. Windows chỉ đánh dấu như là một khoảng trống dùng để lưu trữ tập tin ở trên máy photocopy mới, cho phép các tập tin khác ghi đè lên. Để hồi phục các tập tin đã bị xoá, bạn cần dụng cụ phục hồi lại các tên tập tin nguyên thuỷ và xoá các đánh dấu này trước khi bị Windows và các vận dụng khác ghi đè lên.

Bộ dụng cụ SystemWork 2006 (giá 70 USD) của Symantec bao gồm các trương trình phục hồi tập tin. Một chương trình cho phép dùng thử khác là EasyRecovery Lite 6 (giá 89 USD) của Ontrack. Và một tiện ích miễn phí khác là Restoration của Brian Kato.

Nếu bạn dùng Windows XP hoặc Windows 2000, hãy bảo đảm các chương trình mà bạn lựa chọn tương trợ các hệ thống tập tin mà bạn đang sử dụng. Có thể đó là định dạng FAT (ít dùng), FAT32 (sử dụng nhiều trong Windows 98, ME) và NTFS (sử dụng trên các HĐH Windows NT/2000/XP/2003). Các bản Windows 98/ME không đọc được hệ thống tập tin NTFS. Các hệ điều hành Windows NT/2000/XP/2003 đọc được bít tất các hệ thống tập tin FAT, FAT32, NTFS. Bạn không chắc đĩa cứng của mình dùng định dạng gì ? Bạn hãy chọn My Computer, nhấn chuột phải vào tượng trưng đĩa cứng, chọn Properties, và xem ở bên phải của File System.

Khi bạn định dạng ổ đĩa cứng (format), bạn tạo đã tạo ra chỉ mục cho mỗi tập tin trên máy photocopy e studio 2007. Chỉ mục này được biết đến như FAT (File Allocation Table) trong FAT 32 và MFT (Master File Table) trong NTFS. Nếu chỉ mục này bị hỏng do vi rút hoặc bị ghi đè do format, nên Windows chẳng thể tìm thấy các tập tin trong ổ đĩa này.

Các chương trình phục hồi dữ liệu có thể hồi phục FAT và MFT từ các bản sao lưu , hoặc tái tạo lại cấu trúc. Nếu chỉ mục này không thể sửa được, thì các chương trình hồi phục dữ liệu tốt vẫn có thể xác định, hồi phục lại các tập tin bị mất.

Norton Disk Doctor trong System Works, Scandisk của Windows 98, Chkdsk trong các phiên bản Windows có thể xác định các cung từ (sector) bị hỏng và chuyển các dữ liệu của bạn sang các cung từ “khoẻ mạnh”, song song đánh dấu các cung từ bị hỏng, nhằm tránh ghi dữ liệu vào cung từ đó. Tuy nhiên, các tiện ích này không hồi phục được nhiều dữ liệu.
EasyRecovery Lite không chỉ phục hồi các tập tin bị mất, nó cũng có thể phục và tôn tạo phần nào các tập tin bị lỗi như Word và Zip. EasyRecovery Lite có chế độ lóng phục hồi dữ liệu dạng gốc (RawRecovery) ở ổ cứng hỏng, khi mà không có thư mục nào tồn tại.

EasyRecovery Lite còn có tính năng quyến rũ hơn, chương trình này có thể hồi phục các tập tin sau khi đã ổ cứng đã bị định dạng lại (format). Trong chế độ này, EasyRecovery sẽ quét rất chậm ổ đĩa cứng. Chương trình này có thể chạy từ đĩa mềm phát động hoặc chạy từ đĩa CD cài đặt. Bản EasyRecovery Lite giới hạn phục hồi 25 tập tin trong mỗi phiên làm việc. Nếu bạn cần lấy lại nhiều hơn 25 tập tin hoặc tương trợ nhiều kiểu tập tin hơn EasyRecovery Professional (giá 499 USD). Phiên bản “xịn” này có thể sửa lại các tài liệu Office và thêm tính năng rà đĩa cứng.